MWT TEKNOLOJİ ÜRÜNLERİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ GENEL AYDINLATMA METNİ

İş bu “Aydınlatma Metni” kişisel verilerini işlediğimiz çalışan yakını, hissedar, tedarikçi, tedarikçi çalışanı/yetkilileri, ürün veya hizmet alan/potansiyel kişi, ürün veya hizmet alan kişi çalışanı/yetkilileri ve ziyaretçiler için hazırlanmıştır.

MWT Teknoloji Ürünleri Ticaret Limited Şirketi (Bundan sonra “Şirket” olarak anılacaktır) olarak sizleri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Bundan sonra “KVKK” olarak anılacaktır.) kapsamında kişisel verilerinizin işlenmesi ve ilgili haklarınız konusunda bilgilendirmek istiyoruz.

I- Veri Sorumlusu

Şirket; “www.mwt.com.tr-www.teknolom.com.tr” web siteleri ile “Tomtom Mahallesi İstiklal Caddesi Başak Apartmanı No:203/3 Beyoğlu/İSTANBUL” adresinde faaliyet göstermekte olup; finans, fiziksel mekân güvenliği, hukuki işlem, iletişim, işlem güvenliği, kimlik, mesleki deneyim, müşteri işlem ve özlük verilerinden oluşan kişisel verilerinizi KVKK kapsamında veri sorumlusu olarak işlemektedir.

II-Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Kişisel verileriniz; bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, fiziksel mekân güvenliğinin temini, görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, insan kaynakları süreçlerinin planlanması, iş sağlığı/güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi, iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi, lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi, mal/hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, mal/hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi, mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi, müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, organizasyon ve etkinlik yönetimi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, ürün / hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi, veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi ve yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi amaçları dâhilinde işlenecektir.

III- İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Kişisel verileriniz yasal yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla; çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, mal hizmet satın alım/satış süreci, iletişim, lojistik, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi amaçlarıyla avukatlık, muhasebe bürosu ve gümrük müşavirlik firmasından oluşan tedarikçilerimiz ile paylaşılabilecektir.

IV-Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen; hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, kanunlarda öngörülmesi, sözleşme imzalanması ve veri sorumlusunun meşru menfaatleri hukuki sebeplerine dayanılarak otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda elde edilmektedir. Bu kapsamda telefon araması, yüz yüze iletişime geçilmesi, sözleşme imzalanması, fatura düzenlenmesi vb yollar ile otomatik olmayan yöntemlerle; ortak alan ve çalışma alanlarında bulunan kamera kayıt sistemi, e-mail iletimi ve web sitelerimiz aracılığıyla otomatik yöntemlerle işlenmektedir.

V-KVKK’nın 11. Maddesi Kapsamındaki Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında “İlgili kişinin hakları” başlığı altında yer alan haklarınız ile ilgili taleplerinizi Başvuru Formu’nda belirtilen bütün bilgileri doldurmak suretiyle KVKK’nın 11. maddesi ile 13. maddesinin 1.fıkrası ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince;
a-)“Tomtom Mahallesi İstiklal Caddesi Başak Apartmanı No:203/3 Beyoğlu/İSTANBUL” adresindeki şirket merkezimize bizzat gelerek,

b-)Kimliğinizi tespit edebilmek ve yanlış kişilere bilgi vermemek adına merkez adresimize yazılı olarak noter aracılığı ile veya iadeli taahhütlü mektup göndererek,
c-)Şirketimize bildirilen ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle “[email protected]” adresine elektronik posta göndererek veya gelecekte Kurul’un belirleyeceği diğer yöntemlerle iletebilirsiniz.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

page1image1395958224 page1image1395958528

MWT TEKNOLOJİ ÜRÜNLERİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ 6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA İLGİLİ KİŞİ BAŞVURU FORMU

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVKK” olarak anılacaktır.) “ilgili kişi” olarak tanımlanan kişisel veri sahiplerine (“Başvuru Sahibi” olarak anılacaktır.), KVKK’nın 11. maddesi kapsamında aşağıdaki haklar tanınmıştır:

    

 

Yazılı Başvuru

Elektronik Posta (E-mail) İle Başvuru

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

KVKK ile ilgili diğer kanun ve sair mevzuat hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle şahsınız aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

page2image1039011792 page2image1039012096 page2image1039012400 page2image1039012704

YÖNTEM / USUL

Islak imzalı olarak şahsen veya noter kanalı ile yapılabilecektir.

Tarafınızca daha önce Şirketimize bildirilen ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle e-mail ile yapılabilecektir.

ADRES

Tomtom Mahallesi İstiklal Caddesi Başak Apartmanı No:203/3 Beyoğlu/İSTANBUL

[email protected]

AÇIKLAMA

İşbu formda yer alan ilgili bilgi ve belgeler belirtilerek gereği yerine getirilecek ve başvuru formu zarfı / tebligatı üzerine “KVKK İlgili Kişi Başvurusu” yazılacaktır.

E-mail ileti içeriğinde işbu formda yer alan ilgili bilgi ve belgeler belirtilerek gereği yerine getirilecek ve konu kısmına “KVKK İlgili Kişi Başvurusu” yazılacaktır.

page2image1039119824 page2image1039120256 page2image1039120560 page2image1039120864 page2image1039121168 page2image1039121472 page2image1039121776 page2image1039122080 page2image1039122384 page2image1039123072page2image1039123280 page2image1039123584 page2image1414980864 page2image1415141120 page2image1415168048 page2image1415151808 page2image1415149200 page2image1415188016 page2image1415165040 page2image1414981552page2image1414976352 page2image1414977952

Söz konusu haklarınızı aşağıdaki yöntem ve şekiller ile kullanabilirsiniz.

Tarafımıza iletilmiş olan başvurularınız KVKK’nın 13. maddesinin 2. fıkrası gereğince, talebin niteliğine göre talebinizin bizlere ulaştığı tarihten itibaren otuz gün içinde yanıtlanacaktır. Yanıtlarımız KVKK’nın 13. maddesi hükmü gereğince yazılı olarak veya elektronik ortamdan tarafınıza ulaştırılacaktır.

Sayfa 1 / 3

I. Başvuru Sahibi iletişim bilgileri: Ad Soyad :

T.C. Kimlik Numarası : Telefon Numarası :
E-Posta : Adres :

II. Lütfen Şirketimiz ile olan ilişkinizi belirtiniz.

Şirketimiz ile iletişimde olduğunuz Departman / Birim: İletişim Konusu:

□ ÇalışanAdayı □ Mevcut Çalışan □ Eski Çalışan

□ Stajyer □ Çırak □ Veli

□ İş Ortağı (Bayi, Tedarikçi vb.) □ Müşteri
□ Diğer:……………

page3image1415542752

□ Eski Çalışanım

Lütfen Şirketimizde çalıştığınız yılları belirtiniz:

□ ÇalışanAdayıyım(İşBaşvurusuYaptım)

Lütfen Şirketimize başvuru yaptığınız tarihi belirtiniz:

□ Müşteriyim

Lütfen alışveriş tarihinizi belirtiniz:

□ Üçüncü Kişi Firma Çalışanıyım

Lütfen çalıştığınız firmayı ve pozisyon bilgisini belirtiniz.

□ Diğer:

III. Lütfen KVK Kanunu kapsamındaki talebinizi detaylı olarak belirtiniz:

…………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. …………….. …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………… ……………

page3image1415017280

Sayfa 2 / 3

IV. Lütfen başvurunuza vereceğimiz yanıtın tarafınıza bildirilme yöntemini seçiniz:

  •   Adresime gönderilmesini istiyorum.
  •   Elden teslim almak istiyorum.
  •   Formu gönderdiğim ve sisteminizde kayıtlı olan e-posta adresime cevap verilmesini istiyorum.
    (Vekâleten teslim alınması durumunda noter tasdikli vekâletnamenin veya yetki belgesinin mevcut olması ve işbu Başvuru Formuna eklenmesi gerekmektedir.)

    Başvuru Sahibi İlgili Kişi’nin Adı Soyadı:
    Başvuru Tarihi:
    İmza:

    6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA

    İLGİLİ KİŞİ BAŞVURU FORMU AYDINLATMA METNİ

    İşbu başvuru formu, başvurunuzun değerlendirilerek neticelendirilmesi için Şirketimiz ile olan ilişkinizi tespit etmek, başvurunuzda yer alan talepleri yanıtlamak, ilgili kişi olarak kişisel verilerinizi tespit etmek ve ilgili başvurunuza doğru ve kanuni süresinde cevap verebilmek için tanzim edilmiştir.

    Şirketimizin, başvuru kapsamında kimlik ve yetki tespiti ve başvurunun değerlendirilmesi için ek bilgi ve belge talep etme hakkı saklıdır. Başvurunuz kapsamında ilettiğiniz taleplerinize ilişkin bilgi ve belgelerin yetkili kişi tarafından iletilmesi ve doğru ve güncel olması gereklidir. Yetkisiz bir başvuru yapılması halinde ve bilgilerin doğru ve güncel olmadığının tespiti halinde Şirketimiz, sorumluluk almayacaktır ve bu durumda Şirketimizin başvuruyu reddetme hakkı saklıdır.

    İşbu formda belirtilen ve tarafımıza iletilen bilgi ve belgeler Kanun’un 13’üncü maddesi uyarınca yapılan başvurunun değerlendirilmesi, cevaplandırılması ve neticelendirilmesi amaçlarıyla sınırlı olarak Şirketimiz tarafından işlenecektir.

    İşbu form ve başvuru kapsamında elde edilen bilgiler yazılı, sözlü olarak ve elektronik ortamda yahut fiziki ortamda toplanabilecektir. İşbu kapsamda yürütülen inceleme doğrultusunda ilgili bilgiler şirket ve iştirakleri ile söz konusu başvurunun neticelendirilmesi için avukatlık ofisi, danışmanlık şirketi gibi hizmet alınan üçüncü kişi ve şirketler ile paylaşılabilecektir. 6698 sayılı Kanun 11. Maddede yer alan haklarınızı işbu formda belirtilen usul ve koşullarda kullanabilirsiniz.

    Başvuru Sahibi İlgili Kişi’nin Adı Soyadı:
    Başvuru Tarihi:
    İmza:

page4image1414680176 page4image1414680480

Sayfa 3 / 3

page5image1413616464

MWT TEKNOLOJİ ÜRÜNLERİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1.GİRİŞ
1.1 Amaç
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”) yürürlükteki mevzuat çerçevesinde MWT Teknoloji Ürünleri Ticaret Limited Şirketi’nin (Bundan sonra “Şirket” olarak anılacaktır.) tamamına uygulanmakta ve kişisel veri imha ile ilgili ulusal olarak kabul görmüş temel ilkelere dayanmaktadır. İlgili mevzuat kapsamında gerekli imha çalışmalarının yapılmasına ilişkin çerçeve ve esasları içermektedir.

Kişiler Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 7nci maddesinin üçüncü fıkrasında “Kişisel verilerin silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esaslar yönetmelikle düzenlenir” hükmü yer almaktadır. Bu hüküm ve Kanun’un 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendine istinaden Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hazırlanmış olup 28 Ekim 2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

Yukarıdaki düzenlemeye dayanarak, bu Politikanın amacı, Şirketin faaliyetlerinin yürütülmesinde işlediği kişisel verilerin, Yönetmeliğe uygun şekilde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

1.2.Kapsam

Şirkette görev yapmakta olan çalışanların, çalışan adaylarının, ziyaretçilerin, işbirliği içerisinde olduğumuz üçüncü kişilerin ve üçüncü kişilerin çalışanlarına ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Şirketin sahip olduğu ya da Şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

1.3. Kısaltmalar ve Tanımlar

Kavram

Alıcı grubu
Açık Rıza
Anonim Hale Getirme

Elektronik Ortam

Elektronik Olmayan Ortam

Tanım

Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi

Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.

page5image1413901952 page5image1413902256 page5image1413902560page5image1413902864 page5image1413903168page5image1413903472 page5image1413903776page5image1413904080 page5image1413904640page5image1413904848 page5image1413905152page5image1413905456

Sayfa | 1

page6image1414237776 page6image1414257680

İlgili Kişi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

İlgili kullanıcı

Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri

İmha Kanun

Kişisel veri Kişisel veri sahibi

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

page6image1414142240 page6image1414142544

Kayıt ortamı

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

page6image1414292176

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

Kişisel verinin işlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi

page6image1414348928 page6image1414349232

Kişisel veri işleme envanteri

Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter

Kişisel Verileri Koruma Kurulu

page6image1414411520

Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Özel nitelikli kişisel veri

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

page6image1414453600 page6image1414453904

Periyodik imha

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması

durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi

page6image1414486896 page6image1414487104

Politika

Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politika.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicilini

page6image1414522816

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek

page6image1410355888

Kurul Kurum

page6image1410358336

Sicil
Veri işleyen

page6image1410361920

Sayfa | 2

page7image1414221040

Veri kayıt sistemi Veri sorumlusu

2. SORUMLULUK ve GÖREV DAĞILIMLARI

Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım aşağıda verilmiştir.

page7image1410581184

ve tüzel kişiyi

page7image1410584288

Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini

page7image1410594544

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder

Yönetmelik

28.10.2017 tarih ve 30224 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

Tablo 1: Saklama ve imha süreçleri görev dağılımları

Ünvan Birim

Görev Tanımı

page7image1410647760 page7image1410648064 page7image1410648368

Bilgi İşlem Yetkilisi

Bilgi İşlem

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması, periyodik imha sürecinin yönetimi, Veri Sahiplerinin taleplerinin yanıtlanması için gerekli denetim ve kontrollerin yapılması

Muhasebe Bölüm Müdürü

Muhasebe

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması, periyodik imha sürenin yönetimi, 6100 sayılı TTK ve Vergi Mevzuatından kaynaklanan defter, belge saklama yükümlülüklerinin devamının ve yükümlülüklerin ortadan kalkıp kalmadığınınkontrolü

İnsan Kaynakları Müdürü İnsan Kaynakları

Personel kişisel verilerinin saklama süresine uygunluğunun sağlanması, periyodik imha

page7image1410739376 page7image1410739680 page7image1410739984

Sayfa | 3

sürecinin yönetimi, Personellerin Kanun’da belirtilen hakları ile ilgili aydınlatılması taleplerinin alınması ve cevaplandırılması

3.KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, Kurum tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.
Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları
Elektronik Ortamlar Elektronik Olmayan Ortamlar

page8image1410932288 page8image1410932592

  • Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)
  • Yazılımlar (ofis yazılımları) Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. )
  • Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
  • Optik diskler (CD, DVD vb.)
  • Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
  • Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
  • USB, harddisk gibi çıkarılabilir bellekler
  • Masaüstü ve dizüstü bilgisayar
  • Kağıt
  • Manuel veri kayıt sistemleri
  • Yazılı, basılı, görsel ortamlar
  • Klasörler
  • Dosyalar

4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Şirket tarafından; çalışan, tedarikçi, tedarikçi yetkilisi, tedarikçi çalışanı, ürün veya hizmet alan kişi, ürün veya hizmet alan kişi yakını, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, hissedar/ortak, ziyaretçi ve sair üçüncü kişiler dahil gerçek kişilerin kişisel verileri KVKK’ya uygun olarak saklanır ve imha edilir.
Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

Buna göre, Şirket faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

Sayfa | 4

4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza eder. Bu kapsamda kişisel veriler;

  • 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
  • 4857 sayılı İş Kanunu
  • 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
  • 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen SuçlarlaMücadele Edilmesi Hakkında Kanun
  • 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
  • 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
  • 6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
  • 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunubaşta olmak üzere yürürlükte olan diğer ikincil mevzuatta yer alan saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

    4.1.2. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

    Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar:

  • Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
  • Çalışanlar için iş akdi ve mevzuatlardan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
  • Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi
  • Denetim / Etik faaliyetlerin yürütülmesi
  • Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
  • Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi
  • Fiziksel mekan güvenliği temini
  • Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi
  • Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi
  • İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
  • İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek
  • İş Faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi
  • İş sağlığı/güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi
  • İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi
  • Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Mal/hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi
  • Mal/hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi
  • Mal/hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi
  • Mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi
  • Organizasyon ve etkinlik yönetimi
  • Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi

Sayfa | 5

  • Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
  • Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini
  • Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
  • Ücret politikasının yürütülmesi
  • Ürün/hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi
  • Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini
  • Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
  • Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi4.2. İmhayı Gerektiren Sebepler

    Kişisel veriler;

  • İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
  • İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
  • Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişini açık rızasınıgeri alması,
  • KVKK’nın 11. maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerin silinmesi ve yokedilmesine ilişkin yaptığı başvurunun kabul edilmesi,
  • Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesi talebi ile kendisine yapılanbaşvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya KVKK’da öngörülen süre içinde cevap

    vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması ve

  • Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süresaklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması
    durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

    5. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

    Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12. maddesi ile 6. maddesinin 4. fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

    5.1. Teknik Tedbirler

    Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan tedbirler aşağıda sayılmıştır;

  • Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
  • Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
  • Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
  • Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.

Sayfa | 6

• Şifreleme yapılmaktadır.

5.2. İdari Tedbirler

Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan tedbirler aşağıda sayılmıştır;

  • Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
  • Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

    İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

6.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel veriler Tablo-3’te verilen yöntemlerle silinir. Tablo 3: Kişisel verilerin silinmesi

Veri Kayıt Ortamı

Açıklama

page11image1412270304 page11image1412270608

Fiziksel ortamda yer alan kişisel veriler

Fiziksel ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak veya belgenin, ilgili kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilmeyecek şekilde güvenli bir ortamda saklanılması suretiyle silinmektedir.

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler

Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

Veri tabanlarında yer alan kişisel veriler

İlgili kullanıcının, rol ve izin ataması yapılarak, veri tabanında yer alan kişisel verilere erişimi engellenmektedir.

Taşınabilir cihazlarda (USB, Hard disk, CD, DVD gibi) yer alan kişisel veriler

İlgili kullanıcının dosyaya erişimi engellenmektedir.

6.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Şirket olarak, kişisel verilerin hukuka uygun olarak yok edilmesi işlemini gerçekleştirebilmek amacıyla tarafımızca kullanılan yöntemler şu şekildedir:
Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Sayfa | 7

page12image1412087968 page12image1412567968

Veri Kayıt Ortamı Açıklama

Fiziksel ortamda yer alan kişisel veriler

Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

Çevresel (ağ cihazları, flash tabanlı ortamlar, optik sistemler vb.) ve yerel sistemlerde yer alan kişisel veriler

Kişisel veri içeren cihazlar; yakma, küçük parçalara ayırma, eritme gibi fiziksel işlemlerle yok edilmektedir. Ayrıca, demanyetize etme yöntemi ile aygıtın üzerinde yer alan kişisel veriler okunamaz hale getirilerek yok etme işlemi gerçekleştirilmektedir. Bununla birlikte; özel yazılımlar ile var olan verilerin üzerine rastgele veri girişi yapılması sonucu eski verilerin kurtarılmasının önüne geçilerek yok etme işlemi uygulanmaktadır.

6.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirket tarafından, faaliyetler kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

  • Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veribazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
  • Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
  • Süreç bazında saklama süreleri ise iş bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.Kişisel verilerin imha süreci, Şirket tarafından her bir ilişkiye uygun olarak ilgili mevzuat gözetilerek belirlenmiş olan saklama süreleri doğrultusunda yürütülmektedir. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler, Şirket tarafından belirlenmiş olan periyodik imha sürelerinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

    Tablo 5: Süreç Bazında Saklama ve İmha Süreleri Tablosu

    SÜREÇ SAKLAMA SÜRESİ İMHA SÜRESİ

    İnsan kaynakları çalışan Çalışanın işten ayrılmasından Saklama süresinin bitimini takip

page12image1412847024 page12image1412847328 page12image1412847632 page12image1412847936 page12image1412848368page12image1412848672 page12image1412848976 page12image1412849280 page12image1412849584

Sayfa | 8

süreçlerinin yürütülmesi

itibaren 15 yıl

eden ilk 6 aylık periyodik imha süresinde

Sözleşmesel ilişkilerin yürütülmesi

Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk 6 aylık periyodik imha süresinde

Kamera Kayıtları

Kayıt altına alınmasını takiben 15 gün

Kayıt Süresinin Sonunda Otomatik Olarak İmha Edilmekte

Muhasebe ve Finans Süreçlerinin Yürütülmesi

Kayıt altına alınmasını takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk 6 aylık periyodik imha süresinde

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi “2.SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI” başlığı altında yer verilen departmanlar tarafından yerine getirilir.

8. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Yönetmelik’in 11. maddesi gereğince periyodik imha süresi, Şirket tarafından, [6] ay olarak belirlenmiştir. Buna göre, Şirket her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

9. POLİTİKA’NIN YAYIMLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da İnsan Kaynakları Departmanında dosyasında saklanır.

10. POLİTİKA’NIN GÜNCELLEME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyulduğunda ve değişen süreçler bulunduğunda güncellenir.

11. POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

İşbu Politika, Şirkete ait internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir.
Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları şirket kaşesi ve şirket yetkilisi imzası ile iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile İnsan Kaynakları Departmanı tarafından saklanır.

Sayfa | 9

MWT TEKNOLOJİ ÜRÜNLERİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ MÜŞTERİ AYDINLATMA METNİ

MWT Teknoloji Ürünleri Ticaret Limited Şirketi (Bundan sonra “Şirket” olarak anılacaktır) olarak sizleri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Bundan sonra “KVKK” olarak anılacaktır.) kapsamında kişisel verilerinizin işlenmesi ve ilgili haklarınız konusunda bilgilendirmek istiyoruz.

I- Veri Sorumlusu

Şirket; “www.mwt.com.tr-www.teknolom.com.tr” web siteleri ile “Tomtom Mahallesi İstiklal Caddesi Başak Apartmanı No:203/3 Beyoğlu/İSTANBUL” adresinde faaliyet göstermekte olup; finans, fiziksel mekan güvenliği, iletişim, işlem güvenliği, kimlik ve müşteri işlem verilerinden oluşan kişisel verilerinizi KVKK kapsamında veri sorumlusu olarak işlemektedir.

II-Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Kişisel verileriniz; bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, fiziksel mekân güvenliğinin temini, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi, mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi, mal/hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi, müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, ürün/hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi ve yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi amaçları dâhilinde işlenecektir.

III- İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Kişisel verileriniz yasal yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla; mal hizmet satın alım/satış süreci, iletişim, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi amacıyla muhasebe bürosundan oluşan tedarikçimiz ile; mal hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi amacıyla web sitemiz için hizmet alınan tedarikçi firma ile, online satışlarda ürün teslimini gerçekleştirmek amacıyla anlaşmalı tedarikçi kargo firması ile paylaşılabilecektir.

IV-Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen; hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, kanunlarda öngörülmesi, sözleşme imzalanması ve veri sorumlusunun meşru menfaatleri hukuki sebeplerine dayanılarak otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda elde edilmektedir. Bu kapsamda telefon araması, fatura düzenlenmesi vb yollar ile otomatik olmayan yöntemlerle; e-mail iletimi ve web sitelerimiz aracılığıyla otomatik yöntemlerle işlenmektedir.

V-KVKK’nın 11. Maddesi Kapsamındaki Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında “İlgili kişinin hakları” başlığı altında yer alan;
a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) 7 nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahip bulunmaktasınız.

Haklarınız ile ilgili taleplerinizi Başvuru Formu’nda belirtilen bütün bilgileri doldurmak suretiyle KVKK’nın 11. maddesi ile 13. maddesinin 1.fıkrası ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince;
a-)“Tomtom Mahallesi İstiklal Caddesi Başak Apartmanı No:203/3 Beyoğlu/İSTANBUL” adresindeki şirket merkezimize bizzat gelerek,

b-)Kimliğinizi tespit edebilmek ve yanlış kişilere bilgi vermemek adına merkez adresimize yazılı olarak noter aracılığı ile veya iadeli taahhütlü mektup göndererek,
c-)Şirketimize bildirilen ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle “[email protected]” adresine elektronik posta göndererek veya gelecekte Kurul’un belirleyeceği diğer yöntemlerle iletebilirsiniz.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.